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法規內容

法規名稱: 科技部中部科學園區管理局檔案保存鑑定作業規定
公發布日: 民國 109 年 01 月 03 日
發文字號: 中秘字第1090000279D號 函
法規體系: 科技部中部科學園區管理局
立法理由:
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一、科技部中部科學園區管理局(以下簡稱本局)為辦理檔案法、檔案法施行細則第十三條有關檔案保存價值鑑定規定事項,特訂定本作業規定。
二、本作業規定之適用範圍,為本局管有之機關檔案。
三、有下列情形之一時,應辦理檔案保存價值鑑定:
(一)檔案保存年限區分表中清理處置列「屆期後鑑定者」。
(二)因修訂檔案保存年限區分表,認有必要者。
(三)辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者。
(四)檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。
(五)檔案因天災或事故致毀損者。
(六)機關永久保存檔案移轉國家發展委員會檔案管理局(下稱檔
案管理局)時。
(七)辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段。
(八)規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)
階段。 四、檔案保存價值鑑定小組成立及運作:
(一)有檔案鑑定時機所列情形之一時,檔案管理單位或人員應簽請核准後,成立檔案鑑定小組,指派召集人,並由相關業務單位主管及檔案管理單位主管或人員組成。
(二)本小組必要時得邀請退休人員、地方士紳、學者專家或上級主管機關人員列席會議指導。
(三)本小組會議應有全體成員過半數出席始得開會;其決議事項應有出席成員過半數之同意行之;正反意見同數時,由召集人裁決之。
(四)本小組成員應親自出席會議。不克出席時,得指派代表。
前項指派之代表列入出席人數,並參與會議發言及表決。
(五)本小組成員均為無給職。但非本局人員及學者專家,得依規定支給出席費及交通費。 五、機關檔案管理單位或人員應按類別整理擬鑑定之檔案,分析下列事項:
(一)檔案原有機關組織沿革、職能變遷及相關業務法令。
(二)檔案原有機關主要職能對國家或社會之影響。
(三)檔案涵蓋年代及產生時間。
(四)檔案產生之原因。
(五)檔案類別所含案卷及主要內容(敘述檔案涉及之人、事、物、時間及地點)。
 (六) 檔案形式及保存狀況。
六、評估及判定檔案保存價值
(一)依據擇定之鑑定方式、方法及基準,審酌下列事項,評估及判定檔案之保存價值:
1.影響國家安全及公益程度。
2.典章或史料文物之價值。
3.法律信證之維護。
4.行政程序之稽憑。
5.學術研究之參考。
6.機關之特性。
7.個人權益之維護。
8.其他應審酌之重要事項。
(二)檔案具有下列價值及性質者,應列為永久保存:
1.涉及國家或本局重要制度、決策及計畫者。
2.涉及國家或本局重要法規之制(訂)定、修正及解釋者。
3.涉及本局組織沿革及主要業務運作者。
4.對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
5.具有國家或機關行政稽憑價值者。
6.具有國家、機關、團體或個人財產稽憑價值者。
7.對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。
8.具有獨特性、完整性之重要科技價值者。
9.具有重要歷史或社會文化保存價值者。
10.屬重大輿情之特殊個案者。
11.法令規定應永久保存者。
12.具代表性及例證性個案檔案。
13.其他有關重要事項而具有永久保存價值者。
(三)本局管有之電子檔案辦理檔案保存價值鑑定時,視需要應辦
理技術鑑定,會同相關資訊人員分析電子檔案保存、移轉及
應用過程中,所面臨軟硬體技術問題,就管理需求及技術變
遷等因應策略提出建議。
七、完成檔案保存價值鑑定後,應將鑑定之過程、結果及建議做成鑑定報告,並陳報機關首長核定。
八、本局辦理檔案保存價值鑑定,涉及檔案保存年限區分表訂(修)定、檔案銷毀或移轉時,檔案鑑定報告應併同檔案保存年限區分表、檔案銷毀目錄或檔案移轉目錄,依檔案法施行細則第十條第一項第二款規定程序,陳送上級機關轉檔案管理局辦理。