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法規內容

法規名稱: 科技部中部科學園區管理局檔案點收作業要點
公發布日: 民國 103 年 12 月 08 日
修正日期: 民國 109 年 01 月 03 日
發文字號: 中秘字第1090000279E號 函
法規體系: 科技部中部科學園區管理局
立法理由:
圖表附件:
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一、 科技部中部科學園區管理局(以下簡稱本局)為統一檔案點收作業,提升檔案管理效能,特訂定本要點。
二、 本要點適用範圍:本局各單位處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,包括保管之文書、圖片、紀錄、照片、影音、微縮片及電腦處理資料等,交檔案管理單位辦理歸檔。
三、 歸檔案件以原件為原則,有附件者,數量每一種以一份為限,未以原件歸檔者,應由承辦人員簽陳敘明原因,並經權責長官核准後,方得辦理歸檔。
四、 檔案之附簽規格較小,承辦人員應以 A4 襯貼,檔案皺折應予理平,若紙張過大,應予以適當折疊。
五、 案件應由承辨人員依本局「檔案分類及保存年限區分表」於公文首頁右上角填妥適當分類號及保存年限。
六、 註記續辦案件應於公文系統完成登錄後 送歸檔。
歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼:
(一) 依文件產生日期順序,日期後者在上,先者在下,先編本文,再編附件,簽稿並陳者,以簽為上,稿為下編寫;有附件者應隨文歸檔,非文字資料之附件應於適當位置註記文號。
(二) 依序於各頁右下角以鉛筆編寫阿拉伯數字頁碼;但文件為雙面書寫或列印者,其背面頁碼於左下角為之,並於首頁編寫總頁數。
(三) 附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同本文連續為之。
七、 機密檔案歸檔時,承辦人員應使用機密檔案專用封套,並於封面註明單位名稱、收創 發文號、案由或案名、分類號、頁
數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件,予以密封並簽章,送檔案管理單位辦理歸檔。
八、 文書單位或承辨單位應將辦畢案件逐件彙齊後併同歸檔清單送檔案管理單位歸檔。但下列物品,不 得歸檔:
(一) 現金、有價證券及其他貴重物品。
(二) 司法訴訟有關物證。
(三) 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
(四) 易變質而不適長期保存之物品。
本局內部單位間行文,各受文單位辦畢後得不送交檔案管理單位歸檔。
第一項本文所稱辦畢案件,指依文書處理規定完成發文或存查程序之案件。
九、 歸檔清單應記載下列事項:
(一) 文號。
(二) 主旨或事由。
(三) 承辦單位及人員。
(四) 本文數量。
(五) 附件媒體類型及數量。
十、 公文案件如需併案處理,應由承辦人員於案件上註記併案文號,送交登記桌人員辦理併案作業。
十一、 歸檔案件有下列情形之一者,應於歸檔清單上註記其原因及日期,退回承辦單位或文書單位處理:
(一) 案件或其附件不全或附件未隨文歸檔,或附件未經簽准而抽存者。
(二) 案件污損或內容不清楚者。
(三) 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(四) 案件未編列文號或文號有誤者。
(五) 案件未填註保存年限或分類號者。
(六) 案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
(七) 樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。
(八) 案件與歸檔清單之登載不符者。
(九) 案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
(十) 註記續辦案件未於公文系統登錄者。
(十一) 機密檔案封套記載不全者。
(十二) 有第八點第一項各款所列之物品。
十二、 辦畢案件有延後歸檔必要者,應由承辦人員簽請機關權責長官核准,並知會檔案管理單位。
十三、 對於應歸檔而未歸檔之案件,檔案管理單位應定期辦理稽催,前項稽催得採書面或電子方式為之;經稽催仍未辦理者,應簽請權責長官處理。
十四、 檔案管理單位辦理點收作業,應以案件為單位,詳細核對其內容與數量,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期並簽章備查。
十五、 本局檔案管理單位應定期列表統計歸檔情形,簽請權責長官核閱。
十六、 各單位人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以檢查其檔案歸檔情形。