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法規內容

法規名稱: 科技部中部科學園區管理局檔案庫房管理要點
公發布日: 民國 102 年 04 月 03 日
修正日期: 民國 109 年 01 月 03 日
發文字號: 中秘字第1090000279G號 函
法規體系: 科技部中部科學園區管理局
立法理由:
圖表附件:
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一、 為維護檔案庫房之設施、有效管制人員的進出及嚴防非法破壞或攜出公文檔案資料,特訂定本要點。
二、 依據機關檔案保管作業要點第14 點、15 點及機關檔案管理作業手冊第14 章規定訂定。
三、 門禁管理
(一) 檔案庫房採單一出入口門禁管制方式管理,檔案管理人員須持經設定使用權限之識別證刷卡後始得進入,進出時間均自動登錄,俾利安全管理並供查核;檔案管理人員應負責門禁管制及相關設施維護。
(二) 嚴禁非檔案管理人員進入檔案庫房,若有進入之必要,需由檔案管理人員陪同,非檔案管理人員離開前,檔案管理人員應確實檢查有無攜出檔案之狀況,並檢查門窗、保全、監視等設備是否正常,並於「人員進出庫房紀錄單」(附表1)記錄進出時間及辦理事項。
(三) 維修廠商進入檔案庫房,檔案管理人員應全程陪同。
(四) 庫房於非上班時間發生異常狀況,保全人員得進入庫房為必要處理,並將處理情形儘速陳報。
四、 檔案庫房嚴禁下列行為:
(一) 使用或存放易燃或易爆物品。
(二) 吸菸。
(三) 飲食、儲存食物或堆置雜物。
(四) 植養生物。
(五) 未經許可攜出檔案。
(六) 未經許可攝影拍照。
(七) 破壞檔案或變更檔案內容。
五、 庫房維護
(一) 檔案管理人員應每日就下列各項進行查檢工作,並於「檔案庫房查檢紀錄單」記錄之(附表2):
1. 照明、消防設備及空調系統是否正常。
2. 錄影監視、通訊系統是否正常。
3. 門禁管制系統是否正常。
4. 除濕機、防潮櫃是否正常。
5. 空氣淨化設備是否正常。
(二) 檔案管理人員應每日檢視庫房溫濕度記錄系統是否正常,並記錄於「檔案庫房溫濕度紀錄單」(附表3)。
(三) 庫房之設備或設施如有損毀或異常時,檔案管理人員應進行必要之處置,並通知相關單位進行維修且將處理結果記錄於
「檔案庫房設施維護紀錄單」(附表4)。
(四) 檔案庫房應維持整潔,檔案架及通道不可堆置雜物,並定期清潔地板、檔案架及檔案上之灰塵、更換空氣清淨機所使用之濾網、且施以防蟲、鼠、黴、菌防治處理,惟應注意避免損害檔案並符合環保規定。
(五) 遇有豪大雨特報或颱風警報時,檔案管理人員應預作防災準備,如注意檔案庫房排水口保持暢通、緊閉窗戶等。災後應立即檢查檔案庫房地是否積水、牆壁是否有滲水現象。
(六) 庫房如遭天災或人為破壞,進入災場時,應即拍照並紀錄現場狀況。
六、 訂定庫房緊急應變計畫,定期檢視各項預防措施並進行實地演練。
七、 檔案管理人員職務異動時,應將檔案庫房之檔案數量、保管狀況概述、庫房管理相關簿冊、相關設備及管理物品等完成移交後,始得離職。